Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle & Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
Special Kids Westsachsen e.V.
Kupfergasse 12a
08371 Glauchau
E-Mail: datenschutz@specialkidswestsachsen.de

Als Verein tragen wir die Verantwortung dafür, dass alle personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unserer Arbeit verarbeiten, nach den gesetzlich vorgegebenen Standards geschützt werden. Sollten Sie Fragen haben oder Anliegen in Bezug auf Ihren Datenschutz, wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

Vorstand: Bernd Stein
Social Media-Verantwortliche: Justin Schumacher & Bernd Stein
Website- und IT-Verantwortlicher: Justin Schumacher

Datenschutzbeauftragter:
Nach Art. 37 Absatz 1 DSGVO sind kleine Vereine ohne umfangreiche automatisierte Verarbeitung in der Regel nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Wir haben daher keinen gesonderten Datenschutzbeauftragten bestellt. Sollten sich unsere Datenverarbeitungsprozesse in Zukunft grundlegend ändern, werden wir diese Entscheidung neu prüfen und gegebenenfalls einen externen Datenschutzbeauftragten benennen.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle digitalen Angebote und Services, die Sie unter unserer Hauptdomain specialkidswestsachsen.de sowie allen damit verbundenen Subdomains finden. Dazu zählen alle Vereinsseiten, Formulare, interaktive Bereiche und Mitgliederfunktionen.

Bitte beachten Sie, dass beim Aufruf externer Links auf unserer Seite—zum Beispiel zu sozialen Netzwerken oder Partnerorganisationen—die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter zur Anwendung kommen. Wir empfehlen Ihnen, sich auch dort über den Umgang mit Ihren Daten zu informieren.

3. Erhobene Daten & Empfänger

Wir erheben lediglich solche personenbezogenen Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Je nach Funktion auf unserer Website können das insbesondere sein:

• Kontaktformulare: Name, E-Mail-Adresse, Nachrichtentext
• Mitgliederbereich: Benutzername, Session-Cookie (PHPSESSID)
• Webanalyse: Anonymisierte IP-Adresse (letztes Oktett gekürzt), Seitenaufrufe, Klickstatistiken

Empfänger Ihrer Daten:
Wir arbeiten mit verschiedenen Partnern zusammen, die uns technisch oder organisatorisch unterstützen. Diese erhalten nur Zugriff auf solche Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen:

• Hosting und Infrastruktur: ALL-INKL.COM (Deutschland)
  – Hier werden Ihre Seitenaufrufe und Formularabsendungen gehostet und gespeichert.
• E-Mail- und Newsletter-Versand: Ebenfalls ALL-INKL.COM (keine Weitergabe an Dritte ohne Auftragsverarbeitungsvertrag).
• IT-Administration und Wartung: Justin Schumacher (inhouse). Er übernimmt Software-Updates, Sicherheitspatches und System-Checks, damit Ihre Daten sicher bleiben.
• Webanalyse: Eigenes, selbst gehostetes Analyse-System ohne Drittanbieter-Cookies.
• Auftragsverarbeiter: Externe Dienstleister werden nur dann eingesetzt, wenn sie einen verbindlichen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO unterzeichnen.

4. Datenübermittlungen in Drittländer

Grundsätzlich findet keine Weitergabe personenbezogener Daten an Länder außerhalb der EU/des EWR statt.

Sollten Sie dennoch auf externe Dienste zugreifen, zum Beispiel soziale Netzwerke wie Facebook oder Instagram, gelten für diese Anbieter deren eigene Datenschutzregelungen einschließlich möglicher Übermittlungen in Drittländer. Wir empfehlen Ihnen, vor Nutzung entsprechender Funktionen die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter zu prüfen.

5. Rechtsgrundlagen

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/Vorvertragliches): Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen senden oder Mitglied werden möchten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Für den Betrieb unseres Webanalyse-Systems und zur Verbesserung unseres Online-Angebots, solange Ihre Interessen nicht überwiegen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung): Für die Speicherung bestimmter Daten im Rahmen steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

6. Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen verschiedene Rechte nach der DSGVO zu. Diese können Sie bei uns formlos per E-Mail unter datenschutz@specialkidswestsachsen.de geltend machen:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie erhalten eine Übersicht aller von uns gespeicherten personenbezogenen Daten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können eine Einschränkung der Datenverarbeitung beantragen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern wir sie auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten.
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen: Bereits erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Wahrung dieser Rechte benötigen wir in der Regel einen Identitätsnachweis (z. B. Ausweiskopie), um Ihre Anfrage korrekt zuordnen zu können.

7. Automatisierte Entscheidungen

Wir setzen keine vollständig automatisierten Entscheidungsverfahren (Profiling) im Sinne von Art. 22 DSGVO ein, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen für Sie haben.

Alle Entscheidungen, die Ihnen gegenüber getroffen werden, werden von uns verantwortungsvoll und gegebenenfalls mit menschlicher Kontrolle durchgeführt.

8. Hosting & SSL

Unsere Website wird in sicheren Rechenzentren von ALL-INKL.COM in Deutschland gehostet. Dadurch unterliegen die Datenverarbeitung und der Datenschutz den strengen deutschen und EU-Rechtsstandards.

Verschlüsselung:
Wir nutzen TLS in den Versionen 1.2 und 1.3, abgesichert durch Zertifikate einer unabhängigen Zertifizierungsstelle. Ihre Verbindung zu uns ist damit jederzeit verschlüsselt.

HSTS (HTTP Strict Transport Security):
Wir erzwingen den Zugriff per HTTPS und verhindern so, dass Ihre Daten über unsichere HTTP-Verbindungen übertragen werden.

9. Galerie & Download

Im geschützten Mitgliederbereich können Sie Bildergalerien nutzen und ausgewählte Bilder als ZIP-Archiv herunterladen. Für diesen Bereich benötigen Sie keinen neuen Account – wir verwenden ausschließlich ein festes Benutzerkonto für alle Mitglieder.

Beim Erstellen von Thumbnails (kleine Vorschaubilder) und ZIP-Archiven werden keine personenbezogenen Daten längerfristig gespeichert. ZIP-Dateien werden unmittelbar nach dem Download automatisch vom Server gelöscht.

Im Rahmen dieses Vorgangs werden lediglich technische Metadaten wie Ihre anonymisierte IP-Adresse und ein Zeitstempel erhoben, um den Downloadvorgang korrekt abzuwickeln. Diese Daten werden nicht dauerhaft gespeichert, sondern nach Abschluss gelöscht.

10. Sponsoren-Seite

Unsere Sponsoren-Seite zeigt Logos, Namen und Weblinks, die wir aus statischen JSON-Dateien beziehen. Hierbei handelt es sich nicht um personenbezogene Daten.

Clicks auf Sponsor-Links werden anonymisiert in unserem selbst gehosteten Webanalyse-System erfasst, um die Nutzungshäufigkeit auszuwerten. Es erfolgt keine Verknüpfung mit Nutzerdaten.

11. Downloads allgemein

Alle frei zugänglichen Downloads (PDFs, ZIP-Archive, Dokumente) können Sie ohne Angabe persönlicher Daten herunterladen. Technische Protokolle (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit) werden nur temporär zur reibungslosen Auslieferung genutzt und nicht dauerhaft gespeichert.

12. Social Media & Cookies

Auf unserer Website setzen wir keine direkten Einbettungen (Embeds) von sozialen Netzwerken ein, die automatisch externe Inhalte nachladen. Externe Links zu Facebook, Instagram oder WhatsApp führen Sie lediglich zu den jeweiligen Plattformen.

Bei Besuch dieser Plattformen können dort Cookies gesetzt werden. Möchten Sie dies verhindern, finden Sie hier eine Anleitung zum Löschen und Deaktivieren von Cookies in Ihrem Browser:
Cookie-Einstellungen im Browser verwalten.

Abgesehen von technisch notwendigen Session-Cookies (z. B. PHPSESSID für den Mitgliederbereich) nutzen wir keine weiteren Tracking- oder Werbe-Cookies, insbesondere kein Google Analytics.

13. Webanalyse & Cookies

Unser eigenes Analyse-System erfasst anonymisiert, welche Seiten Sie aufrufen, welche Funktionen Sie nutzen und wie oft Sie bestimmte Downloads tätigen. Dabei wird Ihre IP-Adresse so gekürzt, dass eine Identifizierung ausgeschlossen ist (letztes Oktett entfernt).

Zur Unterscheidung von wiederkehrenden Besuchern setzen wir stattdessen einen zufällig erzeugten Besucher-Token im localStorage Ihres Browsers ein. Dieser Token kann jederzeit durch Sie gelöscht werden, wodurch Sie als „neuer“ Besucher erfasst werden.

14. Datensicherheit

Wir haben umfassende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) implementiert, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören:

• Sichere Serverstandorte in Deutschland mit physischem Zutritts- und Zugriffsschutz
• Verschlüsselung aller Datenübertragungen per SSL/TLS
• Regelmäßige Software-Updates und Sicherheits-Patches
• Strikte Zugriffskontrollen und Berechtigungsmanagement in Datenbanken und Systemen
• Regelmäßige Backups und getestete Wiederherstellungsverfahren

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Beispiele:

• Kontaktanfragen: Bis zur vollständigen Bearbeitung, maximal 6 Monate nach Abschluss.
• Analysedaten: 30 Tage im Dashboard, danach bis zu 1 Jahr anonymisiert in der Datenbank für statistische Auswertungen.
• Mitgliederbereich: Solange Sie Mitglied sind und maximal 3 Jahre danach, sofern keine weiteren Pflichten bestehen.

16. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, können Sie sich jederzeit bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Sachsen ist dies:

Sächsische Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Bernhard-von-Lindenau-Platz 1, 01067 Dresden
Telefon: +49 351 821–1230
E-Mail: poststelle@lfd.sachsen.de

17. Online-Streitbeilegung

Gemäß Art. 14 Abs. 1 ODR-Verordnung möchten wir Sie darauf hinweisen, dass die EU-Kommission eine Online-Streitbeilegungsplattform (OS-Plattform) bereitstellt. Diese finden Sie hier:
https://ec.europa.eu/consumers/odr

Wir sind aktuell nicht verpflichtet und auch nicht bereit, an einem solchen Streitbeilegungsverfahren teilzunehmen.

Zuletzt geändert am 01.08.2025